Si formas parte de una caja rural o de ahorro y crédito en Honduras, hay algo que debes tener claro desde el inicio: no basta con obtener la personería jurídica. La ley exige una serie de libros obligatorios que deben llevarse correctamente y, además, estar aprobados por la autoridad competente.
En mi experiencia trabajando con cajas rurales, he visto un patrón que se repite: muchas organizaciones se constituyen, celebran su primera asamblea… y luego se olvidan completamente de la parte documental y contable. Ese descuido puede traer problemas serios de fiscalización más adelante.
Aquí te explico todo lo que necesitas saber.
Marco legal que regula los libros de las cajas rurales en Honduras
Las cajas rurales y cajas de ahorro y crédito están reguladas por la Ley y el Reglamento de la Ley del Sector Social de la Economía, específicamente en su Artículo 40 del Reglamento de la Ley del Sector Social de la Economía.
Este artículo establece la obligatoriedad de llevar libros tanto administrativos como contables para garantizar:
- Transparencia
- Control interno
- Fiscalización
- Legalidad de las decisiones
- Protección de los aportantes
No es opcional. Es un requisito legal.
Libros de gobierno obligatorios en una caja rural o de ahorro y crédito
Estos libros documentan la vida institucional de la caja rural.
Libro de actas de Junta Directiva
Aquí se registran todas las decisiones tomadas por la Junta Directiva:
- Aprobación de préstamos
- Políticas internas
- Acuerdos financieros
- Sanciones
Si no se registran adecuadamente las decisiones, legalmente es como si no existieran.
Libro de actas del Órgano Fiscalizador
Este libro refleja el control interno. El órgano fiscalizador deja constancia de:
- Revisiones
- Observaciones
- Recomendaciones
- Informes financieros
He visto casos donde este libro ni siquiera existe físicamente, lo cual deja a la caja completamente expuesta ante una auditoría.
Libro de registro de aportaciones
Aquí se documentan:
- Aportes de cada socio
- Incrementos de capital
- Retiros autorizados
Este libro es clave para evitar conflictos internos.
Libro de actas de la Asamblea General
Es el libro más importante a nivel institucional. Contiene:
- Elección de Junta Directiva
- Reformas internas
- Aprobación de balances
- Decisiones trascendentales
Sin este libro actualizado, cualquier decisión puede ser impugnada.
Libros contables obligatorios para las cajas rurales
Además de los libros administrativos, la ley exige libros contables formales.
Libro Diario General
Registra cronológicamente todas las operaciones financieras.
Libro Mayor General
Clasifica las operaciones por cuentas contables.
Libro de Inventarios y Balances
Refleja la situación financiera real de la caja rural.
Libro Auxiliar de Entradas y Salidas de Efectivo
Controla el movimiento diario del efectivo.
En la práctica, muchas cajas rurales solo llevan un cuaderno informal de ingresos y egresos. Pero eso no cumple con la normativa.
Aprobación de libros ante SENPRENDE: procedimiento y obligación legal
Todos estos libros deben ser aprobados por Servicio Nacional de Emprendimiento y de Pequeños Negocios (SENPRENDE).
Esto significa:
- Deben presentarse para autorización.
- Deben estar foliados.
- Deben cumplir con los requisitos formales.
Por eso es importante la asesoria legal a las cajas, los abogados nos encargamos de este tipo de proceso para garantizar el cumplimiento de la Ley.
Errores comunes en las cajas rurales en Honduras (y cómo evitarlos)
Aquí es donde la realidad supera al manual:
- Obtener la personería jurídica y no continuar con el proceso, en algunos casos muchas cajas de ahorro operan en la informalidad,
- No legalizar los libros.
- Llevar registros informales.
- No actualizar actas durante meses.
- No registrar adecuadamente las aportaciones.
- No respaldar los prestamos, este es un problema cuando hay incumplimiento de pago.
Consecuencias de no llevar los libros obligatorios
No cumplir puede traer:
- Observaciones legales
- Pérdida de credibilidad
- Conflictos entre socios
- Problemas de fiscalización
- Dificultad para acceder a apoyos institucionales
- Ante reitera incumplimiento de una Caja de ahorro y crédito puede llegarse a disolucion de la personeria juridica.
Los libros no son un simple requisito burocrático. Son una herramienta de control y transparencia.
Conclusión: cumplimiento, control y transparencia
Si formas parte de una caja rural o de ahorro y crédito en Honduras, debes entender que los libros obligatorios no son opcionales.
La ley exige:
- Libros administrativos
- Libros contables
- Aprobación por SENPRENDE
Si necesitas asesoría para crear una caja de ahorro y crédito o autorizar sus libros puedes ponerte en contacto con nosotros.
